Make your own free website on Tripod.com
Banner di atas tiada kena mengena dengan saya. Ia adalah dari syarikat yang memberi ruang web ini.
Lepak sungguh kat sini

 


Kumpulan Mel (Group Mail List)

Secara amnya senarai Kumpulan Mel dibina daripada senarai nama atau kad nama yang telah tersedia di dalam buku alamat.

Klik pada ikon grafik New List pada paparan Address Book (ilustrasi di atas) untuk mencapai kotak dialog Mailing List, seperti ilustrasi di bawah:


 

Langkah pertama ialah untuk mengenalpasti kumpulan ini, masukkan nama resmi kumpulan ke dalam kotak teks List Name:. Jika perlu masukkan juga List Nickname: dan perincian ringkas kumpulan ini di dalam kotak teks Description:.

Peringkat seterusnya ialah untuk memasukkan alamat e-mail ahli-ahli kumpulan ini. Kaedah ini boleh dibuat melalui dua cara, pertama ialah dengan cara menaipkan nama-nama ini satu per satu ke dalam kotak senarai yang disediakan. Cara yang lebih senang ialah dengan menggunakan prinsip kerja "pick and drag".

Alihkan sedikit perletakan kotak dialog Mailing List ini supaya kedua-dua kandungan buku alamat dan senarai kumpulam mel dapat dilihat dan diakses dengan pertunjuk tetikus (mouse pointer). Klik pada nama yang dipilih daripada senarai buku alamat, dan seretkan nama ini ke dalam kotak mailing list, tanpa melepaskan tekanan pada butang tetikus semasa membuat pemilihan tadi.

Gunakan kemudahan butang OK, Remove, Cancel atau Help untuk membantu dan menamatkan kerja ini.

Untuk menghantar mel melalui buku alamat ini, paparkan dahulu kandungan buku alamat, klik pada pilihan nama penerima, individu atau kumpulan, dan klik pada ikon grafik New Msg untuk mencapai kotak dialog Composition.

Seperti biasa klik sahaja pada ikon grafik Send untuk menghantar setelah selesai mel digubah.

8. Memindahkan Mail ke Folder Lain

Klik fail yang dikehendaki, letakan tetikus pada menu Message kemudian ke submenu File Message dan senarai folder yang ada akan dipaparkan. Pilih folder yang dikehendaki. Secara automatik mail tersebut akan berpindah ke folder tersebut. Setiap mail yang hendak dipindahkan itu mestilah ditandakan terlebih dahulu.

Jika lebih dari satu mail yang hendak di pindahkan maka tandakan pada mail yang pertama (klik sekali) dan gerakkan tetikus anda sehingga ke mail terakhir (yang hendak di pindahkan) sambil butang Shift di tekan dan ulang langkah di atas.

9. Membuang Mail

Membuang/Memadam mail boleh dengan dua kaedah iaitu dengan memilih mail yang hendak di buang, kemudian klik pada butang Delete. Atau cara mudah tekan Delete pada papan kekunci.


Mail tersebut akan berpindah ke folder Trash .

10. Menapis Mail

Mail-mail yang kita terima boleh di tapis mengikut kategori yang kita boleh tentukan sendiri. Bermaksud tapisan ini boleh mengasingkan mail samada untuk peribadi atau tugas harian. Pastikan anda telah Membuat Folder Baru terlebih dahulu. Untuk setkan aturan tapisan ini maka klik ke menu Edit, kemudian ke submenu Mail Filters. Klik New (untuk yang baru) atau Edit (untuk mengemaskini).

Jika, katakan, kita ingin mengasingkan semua mail-mail yang kita terima dari alamat jpk.gov.my maka caranya ialah :-


 

Isikan nama filter, contoh JPK dan taipkan @jpk.gov.my

Disini

Pastikan nama folder yang di pilih adalah JPK. Jika lain folder yang di pilih maka ke lain tempat pula mail anda akan pergi.. Pastikan Filter is ON, kemudian OK. Pastikan Log Filter Use di Ö , OK.

(Perhatian: sender, contains dan move to Folder (yang terdapat tanda € ) mengandungi beberapa pilihan lagi. Pilih mengikut keperluan dan kesuaian anda).

11. Membuat Folder Baru

Sekiranya anda ingin mengasingkan mail yang ada terima (atau hantar) maka kita perlulah membuat folder baru. Pergi ke menu File klik submenu New Folder. Berikan nama yang dikehendaki contoh JPK dan pastikan ianya terletak di bawah folder Inbox kemudian OK. Untuk kepastian klik Inbox, dan anda akan lihat folder JPK akan dipaparkan di bawah Inbox.

(Perhatian: anda boleh letakan folder anda dibawah mana-mana folder yang ada)

12. Membuang Folder

Untuk membuang folder yang kita buat anda perlu klik pada menu Communicator, ke submenu Message Center. Klik Folder tersebut kemudian tekan delete.

(Perhatian:- Anda tidak dibenarkan memadam/membuang sebarang icon yang telah sedia ada).

13. Buku Alamat

Pengguna boleh menggunakan kemudahan buku alamat atau "address book" untuk memasukkan semua alamat-alamat e-mail yang ada yang boleh digunakan apabila hendak menghantar mail kerana ianya memudahkan iaitu dengan cara memilih sahaja alamat-alamat yang dikehendaki.

Ada beberapa cara untuk membuat address book iaitu secara Perseorangan atau DiKumpulkan. Untuk mewujudkan address book perseorangan, anda perlu klik menu Communicator ke submenu Address Book kemudian pilih New Card masukan First Name, E-mail address dan maklumat lain untuk setiap sahabat/kawan anda. Klik Ok.

Atau dengan cara yang lebih mudah pada setiap mail yang anda terima, klik pada alamat penghantarnya (From) dan akan di paparkan Card For ….. maka perbetulkan maklumat yang terdapat disitu dan kemudian klik Ok.

Untuk mengwujudkan address book secara kumpulan pula, buat seperti para dua di atas kemudian klik icon New List.

Individu Dikumpulkan


            Berikan nama kepada kumpulan tersebut (List Name) dan taip nama (Nick Name) yang di beri kepada Card (sewaktu pengwujudan kad perseorangan di buat. Alamat e-mail akan muncul sendiri jika First Name yang anda taip sama dengan yang ada dalam kad di buku alamat). Tekan Enter , ulang lagi sehingga selesai nama-nama yang hendak di masukkan dalam kumpulan tersebut. Selesai semua tekan Ok.

14. Sort (Isihan)

Mail-mail yang kita terima boleh kita susun mengikut mail yang belum di baca, perkara , tarikh atau sebagainya dan boleh di susun mengikut yang terbaru di atas atau sebaliknya. Pada menu pilih View kemudian ke submenu Sort. Anda boleh pilih mengikut kriteria yang anda suka. Ascending - kecil di atas besar di bawah manakala Descending - besar di atas kecil di bawah.

15. Membersihkan Tong Sampah

Mail-mail yang kita buang dan padam tidak dibuang terus. Ianya akan berkumpul di folder Trash. Untuk membuang terus kesemua mail dalam folder ini, pergi ke menu File klik ke submenu Empty Trash Folder. Segala mail yang ada akan dikosongkan. (INGAT - Fail tersebut tidak boleh diambil semula !!!!!!!).

Jika merasakan mail tersebut masih di perlukan klik 2 kali pada mail tersebut dan ianya akan dipaparkan di tempat asal.

16. Pemberitahu Ada Mail Baru

Biasanya kita tidak tahu bila seseorang akan menghantar mail kepada kita. Netscape menyediakan kemudahan untuk kita tahu bahawa ada mail untuk kita dalam mailbox yang di sediakan. Kemudahan ini di namakan


 

Fail ini boleh di cari dalam komputer anda dengan mendapatkannya pada C:\WINDOWS\START MENU\PROGRAMS\NETSCAPE COMMUNICATOR\UTILITIES

Atau anda boleh cari fail dengan menggunakan kaedah Find Files pada Start dengan menaipkan seperti berikut *notify*. Tunggu sehingga nsnotify.exe keluar.

Sekarang kita akan membuat jalanpintas (shortcut) bagi program ini dengan meletakkannya pada desktop. Terdapat dua kaedah, bergantung kepada kemahiran masing-masing. Pertama, klik kanan sekali pada mouse dengan syarat mouse ada di hala kepada nsnotify.exe. Pilih Create Shortcut dan jika skrin seperti berikut terpapar maka klik Yes


 

Kedua klik kiri mouse kemudian klik kanan dan tarik sehingga keluar ke desktop baru lepas. Kemudian pilih Create Shortcut(s) Here

Untuk melarikan program tersebut, klik 2 kali pada ikon tadi dan gambar surat akan di letak pada taskbar anda (dekat jam) seperti ini.


 

Sekiranya bendera merah berkibar menunjukkan ada mail baru untuk anda. Klik sekali pada kanan mouse di bendera tersebut kemudian klik Run Mail untuk mendapat message.

(Perhatian: Anda perlu masukan password seperti di para 5)

17. Penutup

Sebenarnya banyak lagi kemudahan yang disediakan oleh Netscape yang perlu kita pelajari dan dalami. Semoga anda mendapat manafaat dari ulasan ringkas ini disamping ianya dapat membantu didalam tugas-tugas seharian anda.

Senarai Mail (Listserv) dan Usenet (news group)

Aplikasi ini menggunakan kemudahan e-mel. Pengguna menghantar perbincangan, soalan atau komen kepada senarai. Butiran ini kemudiannya akan dihantar kepada semua pelanggan. Pengguna yang berdaftar dengan satu senarai sahaja yang akan menerima mel yang dihantar. Kemudahan ini mendapat sambutan hebat daripada pengguna e-mel. Contoh pelayan senarai mel:

listserver@jaring.my

listserv@tamvm1.tamu.edu

listserv@earn-relay.ac.uk

majordomo@lists.internic.net

majordomo@vector.casti.com

Seperti mana bagi semua aplikasi Internet, senarai mel juga berasaskan kepada idea yang mudah. Apabila anda menghantar pesanan/kandungan kepada seseorang, anda tentukan alamat penghantar. Jika anda ingin menghantar pesanan kepada lebih dari satu orang serentak, anda boleh sediakan nama khusus, yang dipanggil alias. Nama alias tersebut mewakili sekumpulan alamat e-mel.

Katakan, kita menyediakan nama alias yang dipanggil kerani bagi mewakili alamat e-mel terhadap lima orang, iaitu Noraini, Suzie, Anuar, Ibrahim dan Julia. Apabila seseorang menghantar e-mel kepada kerani, atur cara e-mel akan menghantar kepada semua alamat e-mel dalam senarai kerani. Kumpulan kerani ini boleh mengadakan perbincangan di antara mereka dengan menggunakan nama alias yang dibina ini.

Katakan Noraini ada masalah mengenai satu surat, maka beliau boleh berkongsi dengan rakan-rakan lain. Apa yang perlu beliau buat ialah e-melkan pesanan kepada kerani dan semua orang dalam kumpulan akan memperoleh e-mel tersebut. Ahli-ahli kumpulan boleh berbincang, berhujah, membantu satu sama lain, berkongsi maklumat dan sebagainya.

Inilah konsep asas yang dinamakan senarai mel.

Apa perbezaan antara kumpulan berita dengan senarai mel ? Salah satu kumpulan perbincangan yang paling meluas ialah kumpulan berita Usenet. Perbezaan yang pertama ialah anda perlu belajar lebih bagi menyertai Usenet. Secara khusus, anda perlu belajar bagaimana menggunakan atur cara pembaca berita (newsreader). Atur cara berkenaan kadang-kadang susah dan kompleks. Dengan senarai mel, apa yang perlu anda tahu ialah bagaimana menghantar dan membaca e-mel. Ini bermakna seseorang yang tidak mencapai Usenet, atau tidak mahu belajar menggunakannya, masih boleh menyertai kumpulan perbincangan – melalui senarai mel.

Perbezaan seterusnya ialah perbincangan dalam senarai mel menjadikan kotak e-mel individu didatangi kandungan e-mel. Sesetengah senarai hanya mempunyai beberapa pesanan sehari. Manakala menjadi suatu perkara biasa ahli senarai mel menerima berdozen pesanan sehari. Memandangkan semua kandungan e-mel tersebut memenuhi kotak e-mel, pengguna mesti bertindak menguruskannya.

Lain pula dengan artikel Usenet. Kandungan e-mel para peserta perbincangan disimpan dalam lokasi khusus dalam pelayan dan ditadbir oleh pengurus sistem. Misalnya kumpulan perbincangan terkenal di Malaysia, soc.culture.malaysia menyimpan semua kandungan yang dihantar dalam salah satu pelayan-pelayan termasuk di JARING.

Sekiranya anda tidak mengambilnya dari pelayan, maka cakera keras anda tidak akan digunakan untuk menyimpan kandungan e-mel tersebut. Sebaliknya, jika anda menyertai senarai mel, tidak mustahil sekembalinya dari percutian selama dua minggu, kotak e-mel anda akan dipenuhi dengan beratus-ratus kandungan e-mel.

Salah satu kemudahan senarai mel ialah pengguna boleh memilih sebilangan perkara yang menarik minat sahaja. Bagi Usenet, pengguna perlu memulakan atur cara pembaca berita terlebih dahulu dan kemudian memeriksa kumpulan berita kegemaran bagi melihat apakah kandungan yang telah diposkan oleh ahli-ahli perbincangan. Tambahan pula artikel Usenet akan dihapuskan atau dibuang dalam tempoh tertentu (misalnya dari 2 hari hingga beberapa minggu).

Dari segi lain, Usenet lebih senang disertai. Sebagai pengguna Usenet, anda perlu menyertainya apabila mahu. Ini bermakna jika anda rasa mahu turut serta dalam perbincangan, maka anda menyertainya dan begitulah sebaliknya. Melalui senarai mel, pengguna perlu menghantar e-mel khusus bagi menyatakan bahawa anda ingin berhenti daripada turut serta.

Setiap senarai mel mempunyai pentadbir. Dalam kebanyakan kes, ia ditugaskan kepada seorang sahaja. Gelaran lain pentadbir tersebut ialah pengurus senarai atau koordinator. Tugas utama pentadbir ialah mempastikan semua mel yang ada dalam senarai adalah yang terkini.

Semua senarai mel mempunyai alamat rasmi. Sesetengah senarai mel adalah apa yang digolongkan sebagai senarai sederhana. Ini bermakna semua kandungan e-mel akan diterima oleh moderator terlebih dahulu. Tugas moderator ialah memutuskan artikel mana yang patut dilepaskan kepada ahli-ahli dalam senarai. Kebanyakan moderator juga melaksanakan suntingan asas ke atas artikel yang diposkan. Kelebihan senarai mel sederhana ialah pengguna hanya dapat membaca kandungan yang baik dan bermutu sahaja.

Banyak senarai mel tidak sederhana pula mempunyai pelbagai kandungan yang berulang dan membosankan, serta mungkin karut marut. Kekurangan paling ketara bagi kumpulan sederhana berbanding tidak sederhana ialah pengendalian memakan masa dan tenaga. Peranan pentadbir paling utama bagi senarai mel ialah mengendalikan peserta dalam senarai. Bila seseorang meminta dimasukkan ke dalam senarai, ia dinamakan subscribe atau melanggan, dan sebaliknya unsubscribe atau berhenti melanggan. Keunikan langganan ini ialah ianya percuma!

Terdapat dua cara senarai mel ditadbir. Sesetengah senarai dikendalikan oleh atur cara komputer. Untuk melanggan, pengguna menghantar pesanan kepada alamat khas. Semua mel yang dihantar kepada alamat tersebut diproses serta merta oleh atur cara pentadbir senarai tadi. Salah satu sistem pentadbiran senarai mel yang selalu digunakan ialah Listserv (singkatan kepada ‘list server’). Sistem Listserv dibangunkan bagi mengkoordinasikan senarai mel dalam rangkaian Bitnet.

Bitnet adalah satu rangkaian sedunia, salah satu rangkaian yang bersambung ke Internet. Ia menghubungkan beribu institusi akademik dan penyelidikan di lebih 40 negara. Rangkaian Bitnet ini usianya lebih lama dari Internet.

E-mail Dalam Pengajaran Pembelajaran

Aktiviti Penggunaan E Mel dalam Pengajaran Pembelajaran           

Tujuan:

Supaya pelajar mampu menggunakan e mel untuk perhubungan dan mengintegrasikannya dalam aktiviti pengajaran pembelajaran.

Tugasan:

Individu atau kumpulan 2 orang  Anda dikehendaki mengumpulkan maklumat menggunakan e mel dan membuat laporan mengenai dapatan anda. 

Kemahiran:

Dalam aktiviti ini, pastikan kemahiran berikut telah anda kuasai:

Konsep Asas mel elektronik

Melanggan mel percuma. (Yahoo atau Hotmail)

Konfigurasi Netscape Communicator

Menghantar Mel

Membuat Carbon Copy

Menghantar fail attachments

Melaporkan hasil dalam Word (1-2 mukasurat)

Contoh:

Mengumpul maklumat

Dapatkan alamat e mel satu kumpulan guru dan dapatkan pendapat mereka mengenai topik yang anda pilih. (Contoh: Ahli Pendidik Net Malaysia) 

Perkenalkan diri anda dan dapatkan pandangan mereka mengenai suatu topik berkaitan teknologi maklumat dalam pendidikan. 

Contoh: Apakah yang diperlukan oleh guru dalam pelaksanaan program Integrasi Teknologi Maklumat Dalam Pendidikan? 

Hantar e mel kepada sekurang-kurangnya 6 orang guru. 

Buat laporan mengenai dapatan anda. 

Soal selidik

Dapatkan alamat e mel satu kumpulan guru dan dapatkan maklumat berdasarkan soalselidik yang telah anda tentukan.

Contoh: Soalselidik pengalaman komputer guru, pandangan penggunaan komputer di sekolah, masalah pengajaran subjek tertentu

Perkenalkan diri anda dan dapatkan maklumat berdasarkan soalselidik yang telah anda bina.  Hantar soalselidik tersebut menggunakan e mel kepada sekurang-kurangnya 6 orang guru.  Buat laporan mengenai dapatan anda.

Cara Terbaik Menggunakan E-Mel

Penggunaan e-mel secara tersusun dan ditapis akan menghasilkan keberkesanan yang tinggi kepada setiap bidang kehidupan. Penyalahgunaan kemudahan e-mel juga bakal menghasilkan suasana tidak tenteram serta keburukan kepada pengguna.

Bayangkan sebuah telefon yang tidak henti-henti berbunyi. Anda akan dihujani dengan pelbagai panggilan daripada kawan-kawan dan orang asing sama ada atas urusan peribadi atau kerja, panggilan penting atau memerlukan tindakan yang segera. Situasi inilah juga yang berlaku ke atas e-mel. Komputer dan kotak e-mel anda akan dipenuhi dengan pelbagai kandungan e-mel yang datang. Cabaran terbesar menangani kehadiran e-mel ialah bagaimana anda mengisih e-mel yang banyak itu dan mencari serta mempastikan manakah maklumat yang penting.

Jaringan komputer syarikat dan Internet akan diancam dengan kehadiran maklumat yang banyak. Anda dan syarikat akan menghadapi masalah, melainkan langkah-langkah diambil bagi meletakkan e-mel di bawah kawalan. Sesetengah pengguna e-mel yang menggunakannya sebagai saluran komunikasi penting menerima sehingga 500 pesanan dalam masa seminggu. Kandungannya pelbagai, daripada rakan sekerja, kawan-kawan di tempat lain, rakan perniagaan, senarai e-mel Internet, langganan laman web tertentu, majalah dalam talian dan sehinggalah daripada orang perseorangan yang tidak dikenali dan syarikat yang mempromosi produk mereka.

Kelihatannya agak payah untuk dikendalikan. Namun begitu, kehadiran e-mel yang sebanyak itu boleh bertukar menjadi kebaikan serta kandungan maklumat yang diterima boleh merubah keputusan terdahulu. Melalui pakej e-mel yang baik dengan beberapa peraturan dan tatacara, penggunaan e-mel akan memudahkan urusan anda.

Buat masa sekarang dan mungkin untuk jangka masa yang agak panjang, e-mel tidak boleh menghapuskan terus penggunaan telefon dan mesin faks. Namun begitu, e-mel mempunyai kelebihan unik sebagai kaedah perhubungan sesama manusia. Pesanan atau panggilan yang amat penting dan perlukan tindakan serta merta masih lagi perlukan telefon. Tetapi kebanyakan pesanan lain boleh ditaip dan dihantar apabila anda mempunyai masa terluang. Dalam dunia perniagaan, pendekatan e-mel akan menyelamatkan anda membuat panggilan pada masa yang tidak elok.

Berikut beberapa panduan yang boleh diamalkan dan kejadian sebagai teladan bersama :

Jika anda baru saja menggunakan e-mel atau memulakan atur cara e-mel baru, terdapat kemungkinan anda menekan butang yang salah dan melakukan kesilapan penghantaran. Misalnya menghantar atau membalas e-mel kepada orang yang tidak berkenaan, atau menghantar pesanan kepada senarai mel yang ramai, padahal anda hanya berhasrat tujukan e-mel kepada satu orang sahaja.

Kesalahan di atas mungkin membawa kesan yang tidak elok kepada personaliti seseorang dan natijah yang tidak diingini terhadap imej syarikat. Justeru itu, sebelum anda menghantar kandungan e-mel, periksa teks kandungan sekali lagi dan pastikan bahawa alamat penerima e-mel adalah untuk orang yang berkenaan sahaja.

Pastikan bahawa semasa anda menghantar e-mel, anda tidak dipengaruhi oleh perasaan marah kepada sesuatu perkara. Jika anda sedang memberi penghujahan dalam keadaan marah dan inginkan penyelesaian secepat mungkin, anda boleh teruskan menaip, tetapi jangan hantar kandungan tersebut. Kebanyakan atur cara e-mel membenarkan anda menyimpan terlebih dahulu kandungan e-mel tersebut. Ini adalah langkah yang baik kerana anda berpeluang membaca sekali lagi kandungan dan berfikir buat kali kedua sebelum anda memperolehi musuh terbaru melalui penghantaran e-mel.

Memang mudah melanggan atau memasukkan alamat e-mel anda kepada senarai mel, kumpulan berita dan laman web yang akan menghantar kandungan e-mel setiap hari. Tetapi anda tidak akan mengetahui dengan jelas sama ada kandungan e-mel tersebut benar-benar diperlukan sehinggalah ia mula memenuhi kotak e-mel anda. Mungkin dalam minggu-minggu berikutnya anda mula menyedari bahawa kandungan e-mel tersebut tidak mendatangkan sebarang faedah kepada anda. Jadi anda mula berfikir untuk menghalang ketibaan e-mel itu. Laman web yang baik biasanya menyediakan arahan untuk anda menghentikan langganan.

Biasanya melalui arahan atau perkataan 'unsubscribe' yang boleh anda klik atau taip, anda tidak lagi melanggani kandungan berkenaan. Keputusan menghentikan langganan ini nampaknya mudah, tetapi ianya tidaklah semudah yang disangkakan. Adalah satu langkah yang baik sekiranya anda menulis bagaimana cara menghentikan langganan sebaik sahaja anda memulakan langganan laman web kandungan buat pertama kali. Namun begitu, sekiranya anda menghadapi masalah, terdapat satu laman web bagi membantu anda menghentikan mel yang tidak dikehendaki di alamat http://www.cancel-it.com/.

Terdapat juga situasi yang dinamakan penerimaan e-mel yang tidak terpelawa atau 'junk e-mail ' atau kegiatan 'spamming '. Biasanya e-mel tidak terpelawa ini wujud dalam senarai mel atau kumpulan berita. Ia menjadi semakin teruk apabila alamat e-mel anda digunakan oleh pihak-pihak seperti skim pelaburan Internet, syarikat yang tidak dikenali, surat berantai, khabar angin yang tidak munasabah dan seterusnya pihak yang meminta wang tunai daripada anda.

Anda mungkin juga menerima e-mel tidak terpelawa yang meminta anda menghantar arahan ‘remove’ sekiranya anda tidak mahu menerima e-mel selanjutnya daripada pengirim yang sama. Anda dinasihatkan supaya tidak menjawab e-mel berkenaan. Sekiranya anda jawab, pihak pengirim akan mendapat pengesahan bahawa alamat e-mel anda adalah sahih dan akan menggunakannya untuk tujuan lain kemudian.

Oleh itu berhati-hatilah melanggani atau memberikan alamat e-mel anda kepada sebarang laman web yang anda ragui kesahihannya. Akibatnya mungkin anda akan menerima kandungan e-mel yang langsung tidak berfaedah dan mungkin membahayakan diri sendiri. Anda harus ingat, kejadian di alam maya akan wujud selanjutnya di dunia nyata!

Terdapat banyak e-mel tidak terpelawa dalam Internet masa kini. Ia mungkin juga berlaku dalam pejabat sendiri. Masalah terbesar ialah kebolehan 'cc' (carbon copy) dan 'bcc' (blind carbon copy) oleh semua atur cara e-mel. Mungkin rakan sepejabat anda akan 'cc' atau 'bcc' kandungan e-mel kepada anda walaupun anda tidak inginkannya. Pastikan bahawa sebarang 'cc' atau 'bcc' yang anda gunakan perlu kepada orang yang berkenaan sahaja. Beritahu rakan anda bahawa anda tidak inginkan salinan terhadap kandungan e-mel tertentu.

Menghalang E-mel Tidak Diundang

Kotak mel anda dipenuhi dengan mel elektronik (e-mel). Ia bukannya dipenuhi dengan kandungan e-mel yang marahkan anda kerana sesuatu perkara. Sebenarnya ia dipenuhi dengan e-mel yang tidak diundang dari pihak atau orang yang tidak anda kenali. Inilah yang dikatakan kegiatan 'spamming', iaitu e-mel yang datangnya tanpa diundang dan tidak diperlukan oleh anda.

Satu kajian yang dibuat oleh GartnerGroup, badan penyelidik di Stamford, Connecticut Amerika Syarikat, mendapati bahawa 90 peratus pengguna Internet didatangi e-mel tidak diundang secara mingguan. Dan lebih 50 peratus daripadanya secara harian! Pengguna yang terselamat dari fenomena ini hanyalah pengguna yang telah mengambil langkah yang ketat dengan meletakkan perisian pertahanan anti spamming dalam aplikasi e-mel mereka.

Bagi kebanyakan dari kita, langkah-langkah sebegini tidak diambil perhatian. Kehadiran e-mel yang tidak diundang ini akan lebih banyak lagi sekiranya anda meletakkan alamat e-mel dalam laman-laman web tertentu. Anda selalu melibatkan diri dalam kumpulan perbincangan yang disediakan oleh laman-laman web? Perhatian, anda adalah calon untuk kegiatan spamming!.

Di sini paparkan beberapa langkah bagi melawan balik kegiatan penghantaran kandungan e-mel yang tidak diundang ini:

1.       Jangan sesekali menjawab e-mel yang tidak diundang. Jika anda menjawab balik, maka pihak terbabit akan mendapat kepastian bahawa alamat e-mel anda adalah sah. Pastinya anda akan dipenuhi dengan e-mel yang bertambah banyak.

2.       Daftar atau langganilah akaun e-mel berasaskan web. Gunakan alamat ini sebagai alamat yang 'dibuang' sekiranya anda telah tersenarai dalam senarai pihak berkenaan.

3.       Hantarkan e-mel yang tidak diundang kepada SpamRecycling Center (http://www.spamrecycle.com/). Pusat ini akan panjangkan e-mel anda kepada pihak berkuasa bagi memeriksa kegiatan yang tidak bertanggungjawab ini. Pihak JARING juga menyediakan alamat bagi menolong anda mengatasi masalah ini dengan menghantar kandungan e-mel berkenaan kepada abuse@jaring.my . Antara kategori kandungan e-mel jenis ini ialah e-mel yang tidak berfaedah secara kerap.

4.       Ada beberapa pihak lain yang bertugas menangani masalah ini. Salah satunya ialah SpamCop (http://www.spamcop.net/). Anda simpan kandungan e-mel tersebut, dan kemudian pihak SpamCop akan menghubungi Penyedia Perkhidmatan Internet (ISP) yang digunakan oleh pihak spamming sebagai tapak kegiatan mereka. Pihak lain ialah seperti Junkbusters (http://www.junkbusters.com/)dan Network Abuse Clearing House (http://www.abuse.net/).

5.       Gunakan penapis e-mel tidak diundang terkini. Contohnya perpustakaan perisian ZDNet (http://www.hotfiles.com/) ada menyediakan versi demo perisian berkenaan secara percuma dengan nama Spam Buster dan SpamEater.

6.       Apabila anda menghantar e-mel kepada kumpulan perbincangan, letakkan perkataan seperti 'NOSPAM' kepada alamat e-mel balasan anda. Misalnya hizam@syarikatNOSPAM.net. Ahli-ahli perbincangan akan dapat mengesannya, tetapi tidak bagi pihak yang ingin menghantar e-mel tidak diundang itu.

7.       Tanyakan pihak ISP anda berapa ramaikah kakitangan yang dikhususkan bagi mengesan kegiatan e-mel tidak diundang ini. Adalah elok jika ISP anda menyediakan sekurang-kurangnya seorang kakitangan bagi setiap 100,000 pelanggan.

8.       Satu alamat e-mel yang baik ialah yang berakhir dengan .edu atau .gov. Menurut pihak Spambot (www.turnstep.com/Spambot), kumpulan penghantaran e-mel tidak diundang cuba elakkan alamat sebegini.

Bagaimana MIMOS (Jaring) menghormati hak pelanggan ?

Perlu ditekankan bahawa MIMOS biasanya tidak menjejaki atau mengesan penghantar e-mel. JARING mengendalikan hampir setengah juta e-mel setiap hari. Lagi pun MIMOS sentiasa akan menghormati dan mempertahankan hak privasi pengguna Internet. Namun demikian, MIMOS akan menjejaki e-mel sekiranya menerima aduan dari pengguna atau pihak berkuasa seperti polis.

Penjejakan e-mel hanya dibuat sekiranya MIMOS menerima bahan bukti dalam bentuk kepala lengkap e-mel yang hendak dikesan. Bahagian badan e-mel tidak penting. Hasil pengesanan tidak akan dimaklumkan kepada sesiapa, kecuali pihak berkuasa yang membuat permintaan. Sekiranya pelanggan didapati menyalahgunakan kemudahan e-mel, MIMOS berhak menamatkan akaun pelanggan berkenaan atau mengambil tindakan undang-undang sewajarnya jika berpatutan.

Bagaimanapun, MIMOS hanya boleh mengesan e-mel yang berasal melalui rangkaian JARING sahaja. Bagi e-mel lain, bantuan diperlukan penyedia perkhidmatan Internet (ISP) lain yang beroperasi di Malaysia dan luar negara. Perlu disebut bahawa MIMOS tidak terlibat dengan e-mel dalaman sesebuah organisasi – sama ada pelanggan JARING atau tidak.

Jangan salah guna kemudahan

Penyalahgunaan Internet, termasuk e-mel, memberi imej tidak baik kepada jaringan komputer di Malaysia. Walaupun demikian, sebenarnya isu ini lebih tertumpu kepada masalah budaya. Wujud kejutan budaya di kalangan masyarakat kita. Secara kasar, golongan yang terbabit boleh dibahagikan kepada dua kumpulan pengguna. Satu pihak sudah biasa dengan Internet, tahu batas, baik buruknya serta dapat menilai sesuatu perkara dengan seimbang dan rasional.

Dari pihak lain pula, ada kumpulan yang baru terdedah kepada Internet atau hanya mengetahui ‘hype’ di sebalik Internet. Golongan ini menganggap apa yang didapati melalui Internet sebagai kebenaran mutlak. Justru pihak kedua ini lebih terdedah kepada risiko untuk mengambil tindakan yang kurang rasional dan mereka ini memerlukan lebih banyak pendedahan.

Pengguna e-mel diaju supaya dapat membezakan antara pendapat dan fakta. Internet dan e-mel mempunyai etika dan budaya yang harus diikuti semasa berkomunikasi. Melalui kematangan menggunakan Internet, baharulah teknologi ini kita dapat gunakan secara sebaiknya.

Kes sebaran e-mail palsu

Adakah masih ingat berkenaan dengan penyebaran maklumat palsu menggunakan e-mel sedikit masa dahulu ? Maklumat melalui e-mel tersebut mengandungi berita palsu kononnya Kuala Lumpur, khususnya sekitar Chow Kit akan berlaku kekacauan membabitkan pendatang Indonesia. Akhirnya pasukan khas polis yang menyiasat penyebaran khabar angin melalui Internet kononnya berlaku rusuhan di Kuala Lumpur itu, lalu membuat beberapa tangkapan. Tindakan itu dibuat selepas polis berasakan khabar angin itu mencemar kehidupan dan ketenteraman rakyat negara ini.

Salah satu bukti penting terhadap kes skandal seks antara Presiden Amerika Syarikat, Bill Clinton dan Monica Lewinsky ialah melalui bukti e-mel. E-mel Bill Gates, pengasas Microsoft, pula menjadi tumpuan dalam perbicaraan anti monopoli terhadap pihak berkenaan. Jangan disangka bahawa kandungan e-mel tidak boleh dijadikan bahan bukti di mahkamah. Kandungan e-mel seperti juga surat biasa akan terikat kepada undang-undang sebagai bahan bukti. Tiga contoh di atas telah menunjukkan bahawa kandungan e-mel yang dihantar boleh dijadikan bahan bukti terhadap sesuatu kes yang dibicarakan.

Bagaimana e-mel yang agak lama dapat dikesan, seperti kes Bill Clinton dan Monica Lewinsky? Pihak pakar telah mencari komputer lama yang sudah tidak digunakan lagi bagi mengesan e-mel dalam format yang sudah tidak dipakai lagi. Walaupun kandungan e-mel tersebut telah dibuang di komputer penghantar dan penerima, ia masih lagi tersimpan dalam sistem komputer suatu syarikat, hanya menunggu pihak pakar mencarinya.

Etika menggunakan E-Mail

Penggunaan e-mail biasanya dilakukan secara tidak formal. Kadang-kadang apa yang anda tulis disalah tafsirkan kerana penerima tidak dapat melihat atau mendengar suara anda.

Anda boleh menggunakan simbol-simbol istimewa untuk menyampaikan mesej anda dengan lebih berkesan seperti :) untuk senyum , :o muka terkejut. Untuk mendapatkan lagi simbol lain sila hantar mesej “GET SMILIE FACES” kepada alamat listerv@tempevm.bitnet

Kemudahan e-mail dianggap sebagai alat perhubungan rasmi di antara jabatan atau cawangan sesebuah syarikat. Jadi komunikasi menerusi e-mail biasanya berlegar-legar di antara jabatan dan cawangan serta tidak terbuka kepada pihak-pihak luaran. Para kakitangan seharusnya memanfaatkan kemudahan ini untuk kepentingan syarikat seperti menghantar surat, laporan, memo dan sebagainya.

Namun ketika menghantar mesej melalui e-mail menggunakan bahasa yang tepat dan mudah difahami tanpa mengabaikan aspek kesopanan. Sesetengah penghantar mesej ada yang menggunakan beberapa huruf singkatan seperti ASAP (As Soon As Posibble), WYSIWYG (What You See Is What You Get), BTW ( By The Way) dan sebagainya untuk mempastikan mesej yang di hantar adalah serba ringkas dan menjimatkan masa.

Walau bagaimanapun jika mesej yang ingin disampaikan itu penting dan memerlukan maklumat terperinci seperti surat rasmi, laporan,arahan,memo atau peringatan, maka elakkan daripada menggunakan huruf singkatan sedemikian. Alasannya, mesej yang ingin di sampaikan itu mungkin sukar untuk ditafsirkan atau tidak difahami oleh pihak yang menerima.

Di samping itu ada juga mesej yang dihantar melalui e-mel disertakan dengan fail-fail iringan (attachment). Sebelum anda menghantar mesej tersebut kepada penerimanya, eloklah disemak terlebih dahulu isi kandungannya bagi memastikan ianya betul dan berkaitan dengan mesej. Siapa tahu, kerana kealpaan kita sendiri fail yang dilampirkan itu adalah salah. Jika mesej tersebut telah dihantar, anda terpaksa membuat pembetulan, membuat penghantaran semula atau meminta maaf kepada penerima, jika kandungan e-mel yang dihantar menyinggung perasaannya.

Sebelum 'mengeposkan' sesebuah e-mel pastikan juga alamat (address) penerima yang dilabelkan sebagai "To:" dan salinannya sebagai "Cc:" adalah betul dan tepat. Sekiranya pengeposan belum berlaku, maka tindakan pembetulan bagi kesilapan itu masih sempat dilakukan. Bagaimanapun, jika kesilapan yang sama hanya disedari selepas pengeposan, maka kesannya mungkin tidak begitu menyenangkan pihak penerima.

Katakanlah anda telah menghantar mesej yang berupa kata nista dengan tujuan untuk menyakit hati seseorang oekerja di jabatan lain. Namun anda telah tersilap langkah kerana mengeposkan mesej tersebut ke alamat yang salah dan memasuki peti surat boss anda sendiri. Jika kandungan mesej tersebut turut menimbulkan kemarahannya, pasti anda akan mendapat habuan yang setimpal.

Mengawal Tingkah Laku

Memandangkan e-mel sering digunakan sebagai saluran maklumat rasmi sesebuah syarikat, maka elakkan dari menyalahgunakannya untuk tujuan peribadi seperti menghantar mesej-mesej tidak berfaedah. Kemudahan komputer rangkaian yang dimiliki kadangkala terhad, termasuklah kemudahan e-mel yang perlu dikongsi bersama. Sehubungan itu penggunaan e-mel untuk tujuan peribadi akan menghalang orang lain dari menggunakannya untuk kepentingan syarikat. Perbuatan sebegini bukan sahaja melekakan, bahkan turut menurunkan produktiviti mereka.

Sehubungan itu ada pengguna internet yang menyalahgunakan kemudahan e-mel untuk menghantar atau menerima mesej yang menyalahi undang-undang atau peraturan di tempat mereka bekerja. Sebagai contoh, ada individu yang menggunakannya untuk menghantar gambar-gambar yang tidak bermoral, membuat gosip, hasutan, surat layang, kempen dan sebagainya. Walaupun tindakan mereka itu di anggap selamat, namun kemungkinan untuk dikenakan tindakan tatatertib adalah tidak mustahil.

Di samping itu terdapat juga kemudahan e-mel peribadi yang digunakan untuk penghantaran junk mail atau spam.Surat-surat yang berbentuk e-mel sampah ini biasanya dihantar dalam bentuk gerombolan atau jumlah yang banyak sehingga boleh memenuhi peti surat penerima. Ini bukan sahaja tidak menguntungkan, malah pihak penerima terpaksa menanggung kos penghantaranya. Pihak penerima mungkin tidak berupaya untuk mengawalnya melainkan memaafkan atau bertindakbalas kembali terhadap perbuatan mereka.

Sekiranya salah laku ini berlaku di pejabat, maka jabatan yang bertanggungjawab dalam pengurusan sistem maklumat sesebuah syarikat seperti MIS (Management Information System) atau EDP (Electronic Data Processing) berhak untuk menapis setiap maklumat yang mengalir melalui pelayan (server) atau kerangka utama (main frame) syarikat termasuklah e-mel dalaman. Mereka boleh membuat simpanan atau salinan terhadap mesej yang telah dihantar dan diterima melaluinya.

Apabila kes kakitangan atau pengguna yang terbabit diketengahkan oleh pihak berkuasa syarikat untuk diambil tindakan tatatertib, maka salinan mesej-mesej tersebut boleh dijadikan bukti.Jadi sanggupkah pengguna menanggung sebarang risiko jika kegiatan yang tidak mnguntungkan itu diketahui orang lain.

Memanglah dalam realiti kehidupan sebenar masih ramai yang takut melakukan sesuatu perkara yang dianggap tidak beretika kerana bimbang anggota masyarakat akan menghukum mereka atau takut di tangkap oleh pihak berkuasa. Peluang untuk tertangkap mungkin kelihatan lebih tipis walaupun perbuatan mereka telah menyalahi etika di alam siber. Perbuatan ini mungkin boleh dimaafkan tetapi pada hakikatnya mereka telah melakukan suatu kesilapan.

Walaupun etika berkomunikasi mungkin berbeza-beza di sesetengah tempat di alam siber, namun mereka tidak sepatutnya mengambil kesempatan ini untuk bertingkah laku jauh lebih rendah tarafnya jika dibandingkan dengan dunia luar.

Penyalahgunaan kemudahan E-Mail juga bakal menghasilkan suasana tidak tenteram serta keburukan kepada pengguna.

Bayangkan, sebuah telefon yang berbunyi tanpa henti. Anda akan dihujani dengan pelbagai panggilan daripada kawan dan orang asing sama ada atas urusan peribadi atua kerja, panggilan penting atau memerlukan tindakan segera. Keadaan ini jugalah yang berlaku ke atas E-Mail. Komputer dan kotak E-Mail anda akan dipenuhi dengan pelbagai kandungan E-Mail yang datang. Cabaran terbesar menangani kehadiran E-Mail ialah bagaimana anda menyisih E-Mail yang banyak itu dan mencari serat memastikan mana-mana maklumat adalah penting.

Jaringan komputer syarikat dan internet akan diancam dengan kehadiran makluamt yang banyak . And dan syarikat akan menghadapi masalah, melainkan langkah diambil bagi meletakkan E-Mail di bawah kawalan. Terdapat sesetengah pengguna E-Mail yang menggunakannya sebagai saluran komunikasi penting menerima sehingga 500 pesanan dalam masa seminggu. Kandungannya pelbagai, daripada rakan sekerja, kawan di tempat lain, rakan perniagaan, senarai E-Mail interent, langganan laman web teretntu, majalah dalam talian dan sehinggalah daripada orang perseorangan yang tidak dikenali dan syarikat yang mempromosikan produk mereka.

Kelihatannya agak payah untuk dikendalikan. Namun begitu, kehadiran E-Mail sebanyak itu boleh bertukar menjadi kebaikan serta kandungan maklumatnya boleh menggubah keputusan terdahulu. Melalui pakej E-Mail yang baik dengan beberapa peraturan dan tatacara, penggunaan E-Mail akan memudahkan urusan anda.

Buat masa sekarang dan mungkin untuk jangka masa yang agak panjang, E-Mail tidak boleh menghapuskan terus penggunaan telefon dan mesin faks. Namun begitu, E-Mail mempunyai kelebihan yang unik sebagai kaedah perhubungan sesama manusia.

Pesanan atau panggilan penting dan memerlukan tindakan segera masih lagi bergantung kepada telefon. Tetapi kebanyakan pesanan lain bolch ditaip dan dihantar apabila anda ada masa terluang. Dalam dunia perniagaan, pendekatan E-Mail boleh menyelamatkan anda daripada membuat panggilan pada masa yang tidak sesuai.

Pihak Jaring (MIMOS) telah menggariskan beberapa panduan yang boleh diamalkan dan dijadikan sebagai teladan bersama. Jika anda baru saja menggunakan E-Mail atau memulakan atur cara E-Mail baru, terdapat kemungkinan anda menekan butang yang salah dan melakukan kesilapan penghantaran. Misalnya menghantar atau membalas E-Mail kepada orang yang tidak berkenaan, atau menghantar pesanan kepada senarai E-Mail yang ramai. Padahal anda hanya ingin menujukan E-Mail itu kepada seorang sahaja. Kesalahan di atas mungkin membawa kesan yang tidak elok kepada personaliti seseorang dan natijah yang tidak diingini terhadap imej syarikat. Justeru itu, sebelum menghantar kandungan E-Mail, periksa teks kandungan sekali lagi dan pastikan bahawa alamat penerima E-Mail adalah untuk orang yang berkenaan sahaja.

Pastikan juga semasa menghantar E-Mail, anda tidak dipengaruhi perasaan marah terhadap sesuatu perkara. Jika sedang memberi penghujahan dalam keadaan marah dan inginkan penyelesaian segera, anda boleh teruskan menaip, tetapi jangan hantar dahulu kandungan tersebut.

Kebanyakan atur cara E-Mail membenarkan anda menyimpan terlebih dahulu kandungan E-Mail tersebut. Ini langkah yang baik kerana anda berpeluang membaca sekali lagi kandungannya dan berfikir buat kali kedua sebelum tersalah langkah dan mendapati anda mendapat musuh baru tanpa rela akibat E-Mail tersebut.

Memang mudah melanggan atau memasukkan alamat E-Mail anda kepada senarai E-Mail, kumpulan berita dan laman web yang akan menghantar kandungan E-Mail setiap hari. Tetapi anda tidak akan mengetahui dengan jelas sama ada kandungan E-Mail tersebut benar-benar diperlukan sehinggalah ia mula memenuhi kotak E-Mail anda. Mungkin dalam minggu-minggu berikutnya anda mula menyedari bahawa kandungan E-Mail tersebut tidak mendatangkan sebarang faedah. Jadi anda mula berfikir untuk menghalang ketibaan E-Mail itu.

Laman web yang baik, biasanya menyediakan arahan untuk menghentikan langganan. Biasanya melalui arahan atau perkataan unsubscribe yang boleh diklik atau taip, anda tidak lagi melanggan kandungan berkenaan. Keputusan mcnghentikan langganan ini nampaknya mudah, tetapi ia tidak semudah yang disangka.

Adalah satu langkah yang baik sekiranya anda menulis bagaimana cara menghentikan langganan sebaik sahaja memulakan langganan laman web kandungan buat pertama kali. Namun begitu, sekiranya anda menghadapi masalah, terdapat satu laman web bagi membantu anda menghentikan Mail yang tidak dikehendaki di alamat http://www.cancel-it.com/.

Anda dinasihatkan jangan menjawab E-Mail berkenaan. Jika dijawab, pengirim akan mendapat pengesahan bahawa alamat E-Mail anda adalah sahih dan akan menggunakannya bagi tujuan lain kemudian.

Oleh itu, berhati-hatilah melanggan atau memberikan alamat E-Mail kepada sebarang laman web yang anda ragui kesahihannya. Akibatnya mungkin anda akan menerima kandungan E-Mail yang langsung tidak berfaedah dan mungkin mcmbahayakan diri sendiri. Anda harus ingat, kejadian di alam maya akan wujud selanjutnya di dunia nyata!

Dewasa ini, terdapat banyak E-Mail yang tidak terpelawa di dalam Internet. Ia mungkin juga berlaku di dalam pejabat sendiri. Masalah terbesar ialah fungsi 'cc' (carbon copy) dan 'bcc' (blind carbon copy) oleh semua atur cara E-Mail.

Mungkin rakan sepejabat akan 'cc' atau 'bcc' kandungan E-Mail kepada anda walaupun anda tidak inginkannya. Pastikan bahawa sebarang 'cc' atau 'bcc' yang anda gunakan perlu kepada orang yang berkenaan sahaja. Beritahu rakan anda bahawa anda tidak inginkan salinan kandungan E-Mail tertentu.

 

SEKIAN TERIMA KASIH

Alangkah malang nasib si tanggang,
Kepada ibu dia derhaka;
E-mel dijaga adab dipegang,
Barulah aman negara merdeka

Disediakan Oleh :

Norhashimi Bin Jusoh
KSPK
Teknologi Maklumat 2000

Jerteh127@hotmail.com

Biblografi

1.       Using the Internet, The User-friend reference , Que Corporation 1994 Bill Eager, United States

2.       The Internet made simple Peter McBri 1995 KHL Printing Co Pte Ltd Singapore

3.       Ahead with IT Route to success, Maria O’ Daniel Longman Cheras Selangor 1999

4.       The MalaysiaInternet Longman S.L Wong 1998 Longman Singapore Pte Ltd Singapore

5.       Majalah PC

6.       www.putera.com

7.       http://members.xoom.com/arios/

8.       http://www.rad.net.id/homes/edward/intbasic/basic.htm

9.       http://www.alambina.utm.my/index.html

 
semua maklumat di sini adalah hakmilik semua, sila perbanyakkan lagi
©SIMEE CYBER - http://simee.bravepages.com/ - 2002