|
Kumpulan
Mel (Group Mail List)
Secara
amnya senarai Kumpulan Mel dibina daripada senarai nama atau
kad nama yang telah tersedia di dalam buku alamat.
Klik
pada ikon grafik New List pada paparan Address Book (ilustrasi
di atas) untuk mencapai kotak dialog Mailing List, seperti
ilustrasi di bawah:
Langkah
pertama ialah untuk mengenalpasti kumpulan ini, masukkan nama
resmi kumpulan ke dalam kotak teks List Name:. Jika perlu
masukkan juga List Nickname: dan perincian ringkas kumpulan
ini di dalam kotak teks Description:.
Peringkat
seterusnya ialah untuk memasukkan alamat e-mail ahli-ahli
kumpulan ini. Kaedah ini boleh dibuat melalui dua cara, pertama
ialah dengan cara menaipkan nama-nama ini satu per satu ke
dalam kotak senarai yang disediakan. Cara yang lebih senang
ialah dengan menggunakan prinsip kerja "pick and drag".
Alihkan
sedikit perletakan kotak dialog Mailing List ini supaya kedua-dua
kandungan buku alamat dan senarai kumpulam mel dapat dilihat
dan diakses dengan pertunjuk tetikus (mouse pointer). Klik
pada nama yang dipilih daripada senarai buku alamat, dan seretkan
nama ini ke dalam kotak mailing list, tanpa melepaskan tekanan
pada butang tetikus semasa membuat pemilihan tadi.
Gunakan
kemudahan butang OK, Remove, Cancel atau Help untuk membantu
dan menamatkan kerja ini.
Untuk menghantar mel melalui buku alamat ini,
paparkan dahulu kandungan buku alamat, klik pada pilihan nama
penerima, individu atau kumpulan, dan klik pada ikon grafik
New Msg untuk mencapai kotak dialog Composition.
Seperti
biasa klik sahaja pada ikon grafik Send untuk menghantar setelah
selesai mel digubah.
8.
Memindahkan Mail ke Folder Lain
Klik fail yang dikehendaki, letakan tetikus
pada menu Message kemudian ke submenu File Message dan senarai
folder yang ada akan dipaparkan. Pilih folder yang dikehendaki.
Secara automatik mail tersebut akan berpindah ke folder tersebut.
Setiap mail yang hendak dipindahkan itu mestilah ditandakan
terlebih dahulu.
Jika lebih dari satu mail yang hendak di pindahkan
maka tandakan pada mail yang pertama (klik sekali) dan gerakkan
tetikus anda sehingga ke mail terakhir (yang hendak di pindahkan)
sambil butang Shift di tekan dan ulang langkah di atas.
9.
Membuang Mail
Membuang/Memadam mail boleh dengan dua kaedah
iaitu dengan memilih mail yang hendak di buang, kemudian klik
pada butang Delete. Atau cara mudah tekan Delete pada papan
kekunci.
Mail
tersebut akan berpindah ke folder Trash .
10.
Menapis Mail
Mail-mail yang kita terima boleh di tapis
mengikut kategori yang kita boleh tentukan sendiri. Bermaksud
tapisan ini boleh mengasingkan mail samada untuk peribadi
atau tugas harian. Pastikan anda telah Membuat Folder Baru
terlebih dahulu. Untuk setkan aturan tapisan ini maka klik
ke menu Edit, kemudian ke submenu Mail Filters. Klik New (untuk
yang baru) atau Edit (untuk mengemaskini).
Jika,
katakan, kita ingin mengasingkan semua mail-mail yang kita
terima dari alamat jpk.gov.my maka caranya ialah :-
Isikan
nama filter, contoh JPK dan taipkan @jpk.gov.my
Disini
Pastikan
nama folder yang di pilih adalah JPK. Jika lain folder yang
di pilih maka ke lain tempat pula mail anda akan pergi.. Pastikan
Filter is ON, kemudian OK. Pastikan Log Filter Use di Ö ,
OK.
(Perhatian:
sender, contains dan move to Folder (yang terdapat tanda €
) mengandungi beberapa pilihan lagi. Pilih mengikut keperluan
dan kesuaian anda).
11.
Membuat Folder Baru
Sekiranya anda ingin mengasingkan mail yang
ada terima (atau hantar) maka kita perlulah membuat folder
baru. Pergi ke menu File klik submenu New Folder. Berikan
nama yang dikehendaki contoh JPK dan pastikan ianya terletak
di bawah folder Inbox kemudian OK. Untuk kepastian klik Inbox,
dan anda akan lihat folder JPK akan dipaparkan di bawah Inbox.
(Perhatian:
anda boleh letakan folder anda dibawah mana-mana folder yang
ada)
12.
Membuang Folder
Untuk membuang folder yang kita buat anda
perlu klik pada menu Communicator, ke submenu Message Center.
Klik Folder tersebut kemudian tekan delete.
(Perhatian:-
Anda tidak dibenarkan memadam/membuang sebarang icon yang
telah sedia ada).
13.
Buku Alamat
Pengguna boleh menggunakan kemudahan buku
alamat atau "address book" untuk memasukkan semua
alamat-alamat e-mail yang ada yang boleh digunakan apabila
hendak menghantar mail kerana ianya memudahkan iaitu dengan
cara memilih sahaja alamat-alamat yang dikehendaki.
Ada beberapa cara untuk membuat address book
iaitu secara Perseorangan atau DiKumpulkan. Untuk mewujudkan
address book perseorangan, anda perlu klik menu Communicator
ke submenu Address Book kemudian pilih New Card masukan First
Name, E-mail address dan maklumat lain untuk setiap sahabat/kawan
anda. Klik Ok.
Atau
dengan cara yang lebih mudah pada setiap mail yang anda terima,
klik pada alamat penghantarnya (From) dan akan di paparkan
Card For ….. maka perbetulkan maklumat yang terdapat disitu
dan kemudian klik Ok.
Untuk
mengwujudkan address book secara kumpulan pula, buat seperti
para dua di atas kemudian klik icon New List.
Individu
Dikumpulkan
Berikan nama kepada kumpulan tersebut
(List Name) dan taip nama (Nick Name) yang di beri kepada
Card (sewaktu pengwujudan kad perseorangan di buat. Alamat
e-mail akan muncul sendiri jika First Name yang anda taip
sama dengan yang ada dalam kad di buku alamat). Tekan Enter
, ulang lagi sehingga selesai nama-nama yang hendak di masukkan
dalam kumpulan tersebut. Selesai semua tekan Ok.
14.
Sort (Isihan)
Mail-mail yang kita terima boleh kita susun
mengikut mail yang belum di baca, perkara , tarikh atau sebagainya
dan boleh di susun mengikut yang terbaru di atas atau sebaliknya.
Pada menu pilih View kemudian ke submenu Sort. Anda boleh
pilih mengikut kriteria yang anda suka. Ascending - kecil
di atas besar di bawah manakala Descending - besar di atas
kecil di bawah.
15.
Membersihkan Tong Sampah
Mail-mail yang kita buang dan padam tidak
dibuang terus. Ianya akan berkumpul di folder Trash. Untuk
membuang terus kesemua mail dalam folder ini, pergi ke menu
File klik ke submenu Empty Trash Folder. Segala mail yang
ada akan dikosongkan. (INGAT - Fail tersebut tidak boleh diambil
semula !!!!!!!).
Jika
merasakan mail tersebut masih di perlukan klik 2 kali pada
mail tersebut dan ianya akan dipaparkan di tempat asal.
16.
Pemberitahu Ada Mail Baru
Biasanya kita tidak tahu bila seseorang akan
menghantar mail kepada kita. Netscape menyediakan kemudahan
untuk kita tahu bahawa ada mail untuk kita dalam mailbox yang
di sediakan. Kemudahan ini di namakan
Fail ini boleh di cari dalam komputer anda
dengan mendapatkannya pada C:\WINDOWS\START MENU\PROGRAMS\NETSCAPE
COMMUNICATOR\UTILITIES
Atau
anda boleh cari fail dengan menggunakan kaedah Find Files
pada Start dengan menaipkan seperti berikut *notify*. Tunggu
sehingga nsnotify.exe keluar.
Sekarang kita akan membuat jalanpintas (shortcut)
bagi program ini dengan meletakkannya pada desktop. Terdapat
dua kaedah, bergantung kepada kemahiran masing-masing. Pertama,
klik kanan sekali pada mouse dengan syarat mouse ada di hala
kepada nsnotify.exe. Pilih Create Shortcut dan jika skrin
seperti berikut terpapar maka klik Yes
Kedua
klik kiri mouse kemudian klik kanan dan tarik sehingga keluar
ke desktop baru lepas. Kemudian pilih Create Shortcut(s) Here
Untuk melarikan program tersebut, klik 2 kali
pada ikon tadi dan gambar surat akan di letak pada taskbar
anda (dekat jam) seperti ini.
Sekiranya
bendera merah berkibar menunjukkan ada mail baru untuk anda.
Klik sekali pada kanan mouse di bendera tersebut kemudian
klik Run Mail untuk mendapat message.
(Perhatian:
Anda perlu masukan password seperti di para 5)
17.
Penutup
Sebenarnya banyak lagi kemudahan yang disediakan
oleh Netscape yang perlu kita pelajari dan dalami. Semoga
anda mendapat manafaat dari ulasan ringkas ini disamping ianya
dapat membantu didalam tugas-tugas seharian anda.
Senarai
Mail (Listserv) dan Usenet (news group)
Aplikasi
ini menggunakan kemudahan e-mel. Pengguna menghantar perbincangan,
soalan atau komen kepada senarai. Butiran ini kemudiannya
akan dihantar kepada semua pelanggan. Pengguna yang berdaftar
dengan satu senarai sahaja yang akan menerima mel yang dihantar.
Kemudahan ini mendapat sambutan hebat daripada pengguna e-mel.
Contoh pelayan senarai mel:
listserver@jaring.my
listserv@tamvm1.tamu.edu
listserv@earn-relay.ac.uk
majordomo@lists.internic.net
majordomo@vector.casti.com
Seperti mana bagi semua aplikasi Internet,
senarai mel juga berasaskan kepada idea yang mudah. Apabila
anda menghantar pesanan/kandungan kepada seseorang, anda tentukan
alamat penghantar. Jika anda ingin menghantar pesanan kepada
lebih dari satu orang serentak, anda boleh sediakan nama khusus,
yang dipanggil alias. Nama alias tersebut mewakili sekumpulan
alamat e-mel.
Katakan, kita menyediakan nama alias yang
dipanggil kerani bagi mewakili alamat e-mel terhadap lima
orang, iaitu Noraini, Suzie, Anuar, Ibrahim dan Julia. Apabila
seseorang menghantar e-mel kepada kerani, atur cara e-mel
akan menghantar kepada semua alamat e-mel dalam senarai kerani.
Kumpulan kerani ini boleh mengadakan perbincangan di antara
mereka dengan menggunakan nama alias yang dibina ini.
Katakan Noraini ada masalah mengenai satu
surat, maka beliau boleh berkongsi dengan rakan-rakan lain.
Apa yang perlu beliau buat ialah e-melkan pesanan kepada kerani
dan semua orang dalam kumpulan akan memperoleh e-mel tersebut.
Ahli-ahli kumpulan boleh berbincang, berhujah, membantu satu
sama lain, berkongsi maklumat dan sebagainya.
Inilah
konsep asas yang dinamakan senarai mel.
Apa perbezaan antara kumpulan berita dengan
senarai mel ? Salah satu kumpulan perbincangan yang paling
meluas ialah kumpulan berita Usenet. Perbezaan yang pertama
ialah anda perlu belajar lebih bagi menyertai Usenet. Secara
khusus, anda perlu belajar bagaimana menggunakan atur cara
pembaca berita (newsreader). Atur cara berkenaan kadang-kadang
susah dan kompleks. Dengan senarai mel, apa yang perlu anda
tahu ialah bagaimana menghantar dan membaca e-mel. Ini bermakna
seseorang yang tidak mencapai Usenet, atau tidak mahu belajar
menggunakannya, masih boleh menyertai kumpulan perbincangan
– melalui senarai mel.
Perbezaan seterusnya ialah perbincangan dalam
senarai mel menjadikan kotak e-mel individu didatangi kandungan
e-mel. Sesetengah senarai hanya mempunyai beberapa pesanan
sehari. Manakala menjadi suatu perkara biasa ahli senarai
mel menerima berdozen pesanan sehari. Memandangkan semua kandungan
e-mel tersebut memenuhi kotak e-mel, pengguna mesti bertindak
menguruskannya.
Lain pula dengan artikel Usenet. Kandungan
e-mel para peserta perbincangan disimpan dalam lokasi khusus
dalam pelayan dan ditadbir oleh pengurus sistem. Misalnya
kumpulan perbincangan terkenal di Malaysia, soc.culture.malaysia
menyimpan semua kandungan yang dihantar dalam salah satu pelayan-pelayan
termasuk di JARING.
Sekiranya
anda tidak mengambilnya dari pelayan, maka cakera keras anda
tidak akan digunakan untuk menyimpan kandungan e-mel tersebut.
Sebaliknya, jika anda menyertai senarai mel, tidak mustahil
sekembalinya dari percutian selama dua minggu, kotak e-mel
anda akan dipenuhi dengan beratus-ratus kandungan e-mel.
Salah satu kemudahan senarai mel ialah pengguna
boleh memilih sebilangan perkara yang menarik minat sahaja.
Bagi Usenet, pengguna perlu memulakan atur cara pembaca berita
terlebih dahulu dan kemudian memeriksa kumpulan berita kegemaran
bagi melihat apakah kandungan yang telah diposkan oleh ahli-ahli
perbincangan. Tambahan pula artikel Usenet akan dihapuskan
atau dibuang dalam tempoh tertentu (misalnya dari 2 hari hingga
beberapa minggu).
Dari segi lain, Usenet lebih senang disertai.
Sebagai pengguna Usenet, anda perlu menyertainya apabila mahu.
Ini bermakna jika anda rasa mahu turut serta dalam perbincangan,
maka anda menyertainya dan begitulah sebaliknya. Melalui senarai
mel, pengguna perlu menghantar e-mel khusus bagi menyatakan
bahawa anda ingin berhenti daripada turut serta.
Setiap senarai mel mempunyai pentadbir. Dalam
kebanyakan kes, ia ditugaskan kepada seorang sahaja. Gelaran
lain pentadbir tersebut ialah pengurus senarai atau koordinator.
Tugas utama pentadbir ialah mempastikan semua mel yang ada
dalam senarai adalah yang terkini.
Semua senarai mel mempunyai alamat rasmi.
Sesetengah senarai mel adalah apa yang digolongkan sebagai
senarai sederhana. Ini bermakna semua kandungan e-mel akan
diterima oleh moderator terlebih dahulu. Tugas moderator ialah
memutuskan artikel mana yang patut dilepaskan kepada ahli-ahli
dalam senarai. Kebanyakan moderator juga melaksanakan suntingan
asas ke atas artikel yang diposkan. Kelebihan senarai mel
sederhana ialah pengguna hanya dapat membaca kandungan yang
baik dan bermutu sahaja.
Banyak senarai mel tidak sederhana pula mempunyai
pelbagai kandungan yang berulang dan membosankan, serta mungkin
karut marut. Kekurangan paling ketara bagi kumpulan sederhana
berbanding tidak sederhana ialah pengendalian memakan masa
dan tenaga. Peranan pentadbir paling utama bagi senarai mel
ialah mengendalikan peserta dalam senarai. Bila seseorang
meminta dimasukkan ke dalam senarai, ia dinamakan subscribe
atau melanggan, dan sebaliknya unsubscribe atau berhenti melanggan.
Keunikan langganan ini ialah ianya percuma!
Terdapat dua cara senarai mel ditadbir. Sesetengah
senarai dikendalikan oleh atur cara komputer. Untuk melanggan,
pengguna menghantar pesanan kepada alamat khas. Semua mel
yang dihantar kepada alamat tersebut diproses serta merta
oleh atur cara pentadbir senarai tadi. Salah satu sistem pentadbiran
senarai mel yang selalu digunakan ialah Listserv (singkatan
kepada ‘list server’). Sistem Listserv dibangunkan bagi mengkoordinasikan
senarai mel dalam rangkaian Bitnet.
Bitnet adalah satu rangkaian sedunia, salah
satu rangkaian yang bersambung ke Internet. Ia menghubungkan
beribu institusi akademik dan penyelidikan di lebih 40 negara.
Rangkaian Bitnet ini usianya lebih lama dari Internet.
E-mail
Dalam Pengajaran Pembelajaran
Aktiviti
Penggunaan E Mel dalam Pengajaran Pembelajaran
Tujuan:
Supaya
pelajar mampu menggunakan e mel untuk perhubungan dan mengintegrasikannya
dalam aktiviti pengajaran pembelajaran.
Tugasan:
Individu
atau kumpulan 2 orang Anda dikehendaki mengumpulkan maklumat
menggunakan e mel dan membuat laporan mengenai dapatan anda.
Kemahiran:
Dalam
aktiviti ini, pastikan kemahiran berikut telah anda kuasai:
Konsep
Asas mel elektronik
Melanggan
mel percuma. (Yahoo atau Hotmail)
Konfigurasi
Netscape Communicator
Menghantar
Mel
Membuat
Carbon Copy
Menghantar
fail attachments
Melaporkan
hasil dalam Word (1-2 mukasurat)
Contoh:
Mengumpul
maklumat
Dapatkan
alamat e mel satu kumpulan guru dan dapatkan pendapat mereka
mengenai topik yang anda pilih. (Contoh: Ahli Pendidik Net
Malaysia)
Perkenalkan
diri anda dan dapatkan pandangan mereka mengenai suatu topik
berkaitan teknologi maklumat dalam pendidikan.
Contoh:
Apakah yang diperlukan oleh guru dalam pelaksanaan program
Integrasi Teknologi Maklumat Dalam Pendidikan?
Hantar
e mel kepada sekurang-kurangnya 6 orang guru.
Buat
laporan mengenai dapatan anda.
Soal
selidik
Dapatkan
alamat e mel satu kumpulan guru dan dapatkan maklumat berdasarkan
soalselidik yang telah anda tentukan.
Contoh:
Soalselidik pengalaman komputer guru, pandangan penggunaan
komputer di sekolah, masalah pengajaran subjek tertentu
Perkenalkan
diri anda dan dapatkan maklumat berdasarkan soalselidik yang
telah anda bina. Hantar soalselidik tersebut menggunakan
e mel kepada sekurang-kurangnya 6 orang guru. Buat laporan
mengenai dapatan anda.
Cara
Terbaik Menggunakan E-Mel
Penggunaan e-mel secara tersusun dan ditapis
akan menghasilkan keberkesanan yang tinggi kepada setiap bidang
kehidupan. Penyalahgunaan kemudahan e-mel juga bakal menghasilkan
suasana tidak tenteram serta keburukan kepada pengguna.
Bayangkan sebuah telefon yang tidak henti-henti
berbunyi. Anda akan dihujani dengan pelbagai panggilan daripada
kawan-kawan dan orang asing sama ada atas urusan peribadi
atau kerja, panggilan penting atau memerlukan tindakan yang
segera. Situasi inilah juga yang berlaku ke atas e-mel. Komputer
dan kotak e-mel anda akan dipenuhi dengan pelbagai kandungan
e-mel yang datang. Cabaran terbesar menangani kehadiran e-mel
ialah bagaimana anda mengisih e-mel yang banyak itu dan mencari
serta mempastikan manakah maklumat yang penting.
Jaringan komputer syarikat dan Internet akan
diancam dengan kehadiran maklumat yang banyak. Anda dan syarikat
akan menghadapi masalah, melainkan langkah-langkah diambil
bagi meletakkan e-mel di bawah kawalan. Sesetengah pengguna
e-mel yang menggunakannya sebagai saluran komunikasi penting
menerima sehingga 500 pesanan dalam masa seminggu. Kandungannya
pelbagai, daripada rakan sekerja, kawan-kawan di tempat lain,
rakan perniagaan, senarai e-mel Internet, langganan laman
web tertentu, majalah dalam talian dan sehinggalah daripada
orang perseorangan yang tidak dikenali dan syarikat yang mempromosi
produk mereka.
Kelihatannya agak payah untuk dikendalikan.
Namun begitu, kehadiran e-mel yang sebanyak itu boleh bertukar
menjadi kebaikan serta kandungan maklumat yang diterima boleh
merubah keputusan terdahulu. Melalui pakej e-mel yang baik
dengan beberapa peraturan dan tatacara, penggunaan e-mel akan
memudahkan urusan anda.
Buat masa sekarang dan mungkin untuk jangka
masa yang agak panjang, e-mel tidak boleh menghapuskan terus
penggunaan telefon dan mesin faks. Namun begitu, e-mel mempunyai
kelebihan unik sebagai kaedah perhubungan sesama manusia.
Pesanan atau panggilan yang amat penting dan perlukan tindakan
serta merta masih lagi perlukan telefon. Tetapi kebanyakan
pesanan lain boleh ditaip dan dihantar apabila anda mempunyai
masa terluang. Dalam dunia perniagaan, pendekatan e-mel akan
menyelamatkan anda membuat panggilan pada masa yang tidak
elok.
Berikut beberapa panduan yang boleh diamalkan
dan kejadian sebagai teladan bersama :
Jika anda baru saja menggunakan e-mel atau
memulakan atur cara e-mel baru, terdapat kemungkinan anda
menekan butang yang salah dan melakukan kesilapan penghantaran.
Misalnya menghantar atau membalas e-mel kepada orang yang
tidak berkenaan, atau menghantar pesanan kepada senarai mel
yang ramai, padahal anda hanya berhasrat tujukan e-mel kepada
satu orang sahaja.
Kesalahan di atas mungkin membawa kesan yang
tidak elok kepada personaliti seseorang dan natijah yang tidak
diingini terhadap imej syarikat. Justeru itu, sebelum anda
menghantar kandungan e-mel, periksa teks kandungan sekali
lagi dan pastikan bahawa alamat penerima e-mel adalah untuk
orang yang berkenaan sahaja.
Pastikan bahawa semasa anda menghantar e-mel,
anda tidak dipengaruhi oleh perasaan marah kepada sesuatu
perkara. Jika anda sedang memberi penghujahan dalam keadaan
marah dan inginkan penyelesaian secepat mungkin, anda boleh
teruskan menaip, tetapi jangan hantar kandungan tersebut.
Kebanyakan atur cara e-mel membenarkan anda menyimpan terlebih
dahulu kandungan e-mel tersebut. Ini adalah langkah yang baik
kerana anda berpeluang membaca sekali lagi kandungan dan berfikir
buat kali kedua sebelum anda memperolehi musuh terbaru melalui
penghantaran e-mel.
Memang mudah melanggan atau memasukkan alamat
e-mel anda kepada senarai mel, kumpulan berita dan laman web
yang akan menghantar kandungan e-mel setiap hari. Tetapi anda
tidak akan mengetahui dengan jelas sama ada kandungan e-mel
tersebut benar-benar diperlukan sehinggalah ia mula memenuhi
kotak e-mel anda. Mungkin dalam minggu-minggu berikutnya anda
mula menyedari bahawa kandungan e-mel tersebut tidak mendatangkan
sebarang faedah kepada anda. Jadi anda mula berfikir untuk
menghalang ketibaan e-mel itu. Laman web yang baik biasanya
menyediakan arahan untuk anda menghentikan langganan.
Biasanya melalui arahan atau perkataan 'unsubscribe'
yang boleh anda klik atau taip, anda tidak lagi melanggani
kandungan berkenaan. Keputusan menghentikan langganan ini
nampaknya mudah, tetapi ianya tidaklah semudah yang disangkakan.
Adalah satu langkah yang baik sekiranya anda menulis bagaimana
cara menghentikan langganan sebaik sahaja anda memulakan langganan
laman web kandungan buat pertama kali. Namun begitu, sekiranya
anda menghadapi masalah, terdapat satu laman web bagi membantu
anda menghentikan mel yang tidak dikehendaki di alamat http://www.cancel-it.com/.
Terdapat juga situasi yang dinamakan penerimaan
e-mel yang tidak terpelawa atau 'junk e-mail ' atau kegiatan
'spamming '. Biasanya e-mel tidak terpelawa ini wujud dalam
senarai mel atau kumpulan berita. Ia menjadi semakin teruk
apabila alamat e-mel anda digunakan oleh pihak-pihak seperti
skim pelaburan Internet, syarikat yang tidak dikenali, surat
berantai, khabar angin yang tidak munasabah dan seterusnya
pihak yang meminta wang tunai daripada anda.
Anda mungkin juga menerima e-mel tidak terpelawa
yang meminta anda menghantar arahan ‘remove’ sekiranya anda
tidak mahu menerima e-mel selanjutnya daripada pengirim yang
sama. Anda dinasihatkan supaya tidak menjawab e-mel berkenaan.
Sekiranya anda jawab, pihak pengirim akan mendapat pengesahan
bahawa alamat e-mel anda adalah sahih dan akan menggunakannya
untuk tujuan lain kemudian.
Oleh itu berhati-hatilah melanggani atau memberikan
alamat e-mel anda kepada sebarang laman web yang anda ragui
kesahihannya. Akibatnya mungkin anda akan menerima kandungan
e-mel yang langsung tidak berfaedah dan mungkin membahayakan
diri sendiri. Anda harus ingat, kejadian di alam maya akan
wujud selanjutnya di dunia nyata!
Terdapat banyak e-mel tidak terpelawa dalam
Internet masa kini. Ia mungkin juga berlaku dalam pejabat
sendiri. Masalah terbesar ialah kebolehan 'cc' (carbon copy)
dan 'bcc' (blind carbon copy) oleh semua atur cara e-mel.
Mungkin rakan sepejabat anda akan 'cc' atau 'bcc' kandungan
e-mel kepada anda walaupun anda tidak inginkannya. Pastikan
bahawa sebarang 'cc' atau 'bcc' yang anda gunakan perlu kepada
orang yang berkenaan sahaja. Beritahu rakan anda bahawa anda
tidak inginkan salinan terhadap kandungan e-mel tertentu.
Menghalang
E-mel Tidak Diundang
Kotak mel anda dipenuhi dengan mel elektronik
(e-mel). Ia bukannya dipenuhi dengan kandungan e-mel yang
marahkan anda kerana sesuatu perkara. Sebenarnya ia dipenuhi
dengan e-mel yang tidak diundang dari pihak atau orang yang
tidak anda kenali. Inilah yang dikatakan kegiatan 'spamming',
iaitu e-mel yang datangnya tanpa diundang dan tidak diperlukan
oleh anda.
Satu kajian yang dibuat oleh GartnerGroup,
badan penyelidik di Stamford, Connecticut Amerika Syarikat,
mendapati bahawa 90 peratus pengguna Internet didatangi e-mel
tidak diundang secara mingguan. Dan lebih 50 peratus daripadanya
secara harian! Pengguna yang terselamat dari fenomena ini
hanyalah pengguna yang telah mengambil langkah yang ketat
dengan meletakkan perisian pertahanan anti spamming dalam
aplikasi e-mel mereka.
Bagi kebanyakan dari kita, langkah-langkah
sebegini tidak diambil perhatian. Kehadiran e-mel yang tidak
diundang ini akan lebih banyak lagi sekiranya anda meletakkan
alamat e-mel dalam laman-laman web tertentu. Anda selalu melibatkan
diri dalam kumpulan perbincangan yang disediakan oleh laman-laman
web? Perhatian, anda adalah calon untuk kegiatan spamming!.
Di sini paparkan beberapa langkah bagi melawan
balik kegiatan penghantaran kandungan e-mel yang tidak diundang
ini:
1.
Jangan
sesekali menjawab e-mel yang tidak diundang. Jika anda menjawab
balik, maka pihak terbabit akan mendapat kepastian bahawa
alamat e-mel anda adalah sah. Pastinya anda akan dipenuhi
dengan e-mel yang bertambah banyak.
2.
Daftar
atau langganilah akaun e-mel berasaskan web. Gunakan alamat
ini sebagai alamat yang 'dibuang' sekiranya anda telah tersenarai
dalam senarai pihak berkenaan.
3.
Hantarkan
e-mel yang tidak diundang kepada SpamRecycling Center (http://www.spamrecycle.com/). Pusat ini akan
panjangkan e-mel anda kepada pihak berkuasa bagi memeriksa
kegiatan yang tidak bertanggungjawab ini. Pihak JARING juga
menyediakan alamat bagi menolong anda mengatasi masalah ini
dengan menghantar kandungan e-mel berkenaan kepada abuse@jaring.my
. Antara kategori kandungan e-mel jenis ini ialah e-mel yang
tidak berfaedah secara kerap.
4.
Ada
beberapa pihak lain yang bertugas menangani masalah ini. Salah
satunya ialah SpamCop (http://www.spamcop.net/).
Anda simpan kandungan e-mel tersebut, dan kemudian pihak SpamCop
akan menghubungi Penyedia Perkhidmatan Internet (ISP) yang
digunakan oleh pihak spamming sebagai tapak kegiatan mereka.
Pihak lain ialah seperti Junkbusters (http://www.junkbusters.com/)dan Network Abuse Clearing
House (http://www.abuse.net/).
5.
Gunakan
penapis e-mel tidak diundang terkini. Contohnya perpustakaan
perisian ZDNet (http://www.hotfiles.com/)
ada menyediakan versi demo perisian berkenaan secara percuma
dengan nama Spam Buster dan SpamEater.
6.
Apabila
anda menghantar e-mel kepada kumpulan perbincangan, letakkan
perkataan seperti 'NOSPAM' kepada alamat e-mel balasan anda.
Misalnya hizam@syarikatNOSPAM.net. Ahli-ahli perbincangan
akan dapat mengesannya, tetapi tidak bagi pihak yang ingin
menghantar e-mel tidak diundang itu.
7.
Tanyakan
pihak ISP anda berapa ramaikah kakitangan yang dikhususkan
bagi mengesan kegiatan e-mel tidak diundang ini. Adalah elok
jika ISP anda menyediakan sekurang-kurangnya seorang kakitangan
bagi setiap 100,000 pelanggan.
8.
Satu
alamat e-mel yang baik ialah yang berakhir dengan .edu atau
.gov. Menurut pihak Spambot (www.turnstep.com/Spambot),
kumpulan penghantaran e-mel tidak diundang cuba elakkan alamat
sebegini.
Bagaimana
MIMOS (Jaring) menghormati hak pelanggan ?
Perlu ditekankan bahawa MIMOS biasanya tidak
menjejaki atau mengesan penghantar e-mel. JARING mengendalikan
hampir setengah juta e-mel setiap hari. Lagi pun MIMOS sentiasa
akan menghormati dan mempertahankan hak privasi pengguna Internet.
Namun demikian, MIMOS akan menjejaki e-mel sekiranya menerima
aduan dari pengguna atau pihak berkuasa seperti polis.
Penjejakan e-mel hanya dibuat sekiranya MIMOS
menerima bahan bukti dalam bentuk kepala lengkap e-mel yang
hendak dikesan. Bahagian badan e-mel tidak penting. Hasil
pengesanan tidak akan dimaklumkan kepada sesiapa, kecuali
pihak berkuasa yang membuat permintaan. Sekiranya pelanggan
didapati menyalahgunakan kemudahan e-mel, MIMOS berhak menamatkan
akaun pelanggan berkenaan atau mengambil tindakan undang-undang
sewajarnya jika berpatutan.
Bagaimanapun, MIMOS hanya boleh mengesan e-mel
yang berasal melalui rangkaian JARING sahaja. Bagi e-mel lain,
bantuan diperlukan penyedia perkhidmatan Internet (ISP) lain
yang beroperasi di Malaysia dan luar negara. Perlu disebut
bahawa MIMOS tidak terlibat dengan e-mel dalaman sesebuah
organisasi – sama ada pelanggan JARING atau tidak.
Jangan
salah guna kemudahan
Penyalahgunaan Internet, termasuk e-mel, memberi
imej tidak baik kepada jaringan komputer di Malaysia. Walaupun
demikian, sebenarnya isu ini lebih tertumpu kepada masalah
budaya. Wujud kejutan budaya di kalangan masyarakat kita.
Secara kasar, golongan yang terbabit boleh dibahagikan kepada
dua kumpulan pengguna. Satu pihak sudah biasa dengan Internet,
tahu batas, baik buruknya serta dapat menilai sesuatu perkara
dengan seimbang dan rasional.
Dari pihak lain pula, ada kumpulan yang baru
terdedah kepada Internet atau hanya mengetahui ‘hype’ di sebalik
Internet. Golongan ini menganggap apa yang didapati melalui
Internet sebagai kebenaran mutlak. Justru pihak kedua ini
lebih terdedah kepada risiko untuk mengambil tindakan yang
kurang rasional dan mereka ini memerlukan lebih banyak pendedahan.
Pengguna e-mel diaju supaya dapat membezakan
antara pendapat dan fakta. Internet dan e-mel mempunyai etika
dan budaya yang harus diikuti semasa berkomunikasi. Melalui
kematangan menggunakan Internet, baharulah teknologi ini kita
dapat gunakan secara sebaiknya.
Kes
sebaran e-mail palsu
Adakah masih ingat berkenaan dengan penyebaran
maklumat palsu menggunakan e-mel sedikit masa dahulu ? Maklumat
melalui e-mel tersebut mengandungi berita palsu kononnya Kuala
Lumpur, khususnya sekitar Chow Kit akan berlaku kekacauan
membabitkan pendatang Indonesia. Akhirnya pasukan khas polis
yang menyiasat penyebaran khabar angin melalui Internet kononnya
berlaku rusuhan di Kuala Lumpur itu, lalu membuat beberapa
tangkapan. Tindakan itu dibuat selepas polis berasakan khabar
angin itu mencemar kehidupan dan ketenteraman rakyat negara
ini.
Salah satu bukti penting terhadap kes skandal
seks antara Presiden Amerika Syarikat, Bill Clinton dan Monica
Lewinsky ialah melalui bukti e-mel. E-mel Bill Gates, pengasas
Microsoft, pula menjadi tumpuan dalam perbicaraan anti monopoli
terhadap pihak berkenaan. Jangan disangka bahawa kandungan
e-mel tidak boleh dijadikan bahan bukti di mahkamah. Kandungan
e-mel seperti juga surat biasa akan terikat kepada undang-undang
sebagai bahan bukti. Tiga contoh di atas telah menunjukkan
bahawa kandungan e-mel yang dihantar boleh dijadikan bahan
bukti terhadap sesuatu kes yang dibicarakan.
Bagaimana
e-mel yang agak lama dapat dikesan, seperti kes Bill Clinton
dan Monica Lewinsky? Pihak pakar telah mencari komputer lama
yang sudah tidak digunakan lagi bagi mengesan e-mel dalam
format yang sudah tidak dipakai lagi. Walaupun kandungan e-mel
tersebut telah dibuang di komputer penghantar dan penerima,
ia masih lagi tersimpan dalam sistem komputer suatu syarikat,
hanya menunggu pihak pakar mencarinya.
Etika
menggunakan E-Mail
Penggunaan
e-mail biasanya dilakukan secara tidak formal. Kadang-kadang
apa yang anda tulis disalah tafsirkan kerana penerima tidak
dapat melihat atau mendengar suara anda.
Anda boleh menggunakan simbol-simbol istimewa
untuk menyampaikan mesej anda dengan lebih berkesan seperti
:) untuk senyum , :o muka terkejut. Untuk mendapatkan lagi
simbol lain sila hantar mesej “GET SMILIE FACES” kepada alamat
listerv@tempevm.bitnet
Kemudahan e-mail dianggap sebagai alat perhubungan
rasmi di antara jabatan atau cawangan sesebuah syarikat. Jadi
komunikasi menerusi e-mail biasanya berlegar-legar di antara
jabatan dan cawangan serta tidak terbuka kepada pihak-pihak
luaran. Para kakitangan seharusnya memanfaatkan kemudahan
ini untuk kepentingan syarikat seperti menghantar surat, laporan,
memo dan sebagainya.
Namun ketika menghantar mesej melalui e-mail
menggunakan bahasa yang tepat dan mudah difahami tanpa mengabaikan
aspek kesopanan. Sesetengah penghantar mesej ada yang menggunakan
beberapa huruf singkatan seperti ASAP (As Soon As Posibble),
WYSIWYG (What You See Is What You Get), BTW ( By The Way)
dan sebagainya untuk mempastikan mesej yang di hantar adalah
serba ringkas dan menjimatkan masa.
Walau bagaimanapun jika mesej yang ingin disampaikan
itu penting dan memerlukan maklumat terperinci seperti surat
rasmi, laporan,arahan,memo atau peringatan, maka elakkan daripada
menggunakan huruf singkatan sedemikian. Alasannya, mesej yang
ingin di sampaikan itu mungkin sukar untuk ditafsirkan atau
tidak difahami oleh pihak yang menerima.
Di samping itu ada juga mesej yang dihantar
melalui e-mel disertakan dengan fail-fail iringan (attachment).
Sebelum anda menghantar mesej tersebut kepada penerimanya,
eloklah disemak terlebih dahulu isi kandungannya bagi memastikan
ianya betul dan berkaitan dengan mesej. Siapa tahu, kerana
kealpaan kita sendiri fail yang dilampirkan itu adalah salah.
Jika mesej tersebut telah dihantar, anda terpaksa membuat
pembetulan, membuat penghantaran semula atau meminta maaf
kepada penerima, jika kandungan e-mel yang dihantar menyinggung
perasaannya.
Sebelum 'mengeposkan' sesebuah e-mel pastikan
juga alamat (address) penerima yang dilabelkan sebagai "To:"
dan salinannya sebagai "Cc:" adalah betul dan tepat.
Sekiranya pengeposan belum berlaku, maka tindakan pembetulan
bagi kesilapan itu masih sempat dilakukan. Bagaimanapun, jika
kesilapan yang sama hanya disedari selepas pengeposan, maka
kesannya mungkin tidak begitu menyenangkan pihak penerima.
Katakanlah anda telah menghantar mesej yang
berupa kata nista dengan tujuan untuk menyakit hati seseorang
oekerja di jabatan lain. Namun anda telah tersilap langkah
kerana mengeposkan mesej tersebut ke alamat yang salah dan
memasuki peti surat boss anda sendiri. Jika kandungan mesej
tersebut turut menimbulkan kemarahannya, pasti anda akan mendapat
habuan yang setimpal.
Mengawal
Tingkah Laku
Memandangkan e-mel sering digunakan sebagai
saluran maklumat rasmi sesebuah syarikat, maka elakkan dari
menyalahgunakannya untuk tujuan peribadi seperti menghantar
mesej-mesej tidak berfaedah. Kemudahan komputer rangkaian
yang dimiliki kadangkala terhad, termasuklah kemudahan e-mel
yang perlu dikongsi bersama. Sehubungan itu penggunaan e-mel
untuk tujuan peribadi akan menghalang orang lain dari menggunakannya
untuk kepentingan syarikat. Perbuatan sebegini bukan sahaja
melekakan, bahkan turut menurunkan produktiviti mereka.
Sehubungan itu ada pengguna internet yang
menyalahgunakan kemudahan e-mel untuk menghantar atau menerima
mesej yang menyalahi undang-undang atau peraturan di tempat
mereka bekerja. Sebagai contoh, ada individu yang menggunakannya
untuk menghantar gambar-gambar yang tidak bermoral, membuat
gosip, hasutan, surat layang, kempen dan sebagainya. Walaupun
tindakan mereka itu di anggap selamat, namun kemungkinan untuk
dikenakan tindakan tatatertib adalah tidak mustahil.
Di samping itu terdapat juga kemudahan e-mel
peribadi yang digunakan untuk penghantaran junk mail atau
spam.Surat-surat yang berbentuk e-mel sampah ini biasanya
dihantar dalam bentuk gerombolan atau jumlah yang banyak sehingga
boleh memenuhi peti surat penerima. Ini bukan sahaja tidak
menguntungkan, malah pihak penerima terpaksa menanggung kos
penghantaranya. Pihak penerima mungkin tidak berupaya untuk
mengawalnya melainkan memaafkan atau bertindakbalas kembali
terhadap perbuatan mereka.
Sekiranya salah laku ini berlaku di pejabat,
maka jabatan yang bertanggungjawab dalam pengurusan sistem
maklumat sesebuah syarikat seperti MIS (Management Information
System) atau EDP (Electronic Data Processing) berhak untuk
menapis setiap maklumat yang mengalir melalui pelayan (server)
atau kerangka utama (main frame) syarikat termasuklah e-mel
dalaman. Mereka boleh membuat simpanan atau salinan terhadap
mesej yang telah dihantar dan diterima melaluinya.
Apabila kes kakitangan atau pengguna yang
terbabit diketengahkan oleh pihak berkuasa syarikat untuk
diambil tindakan tatatertib, maka salinan mesej-mesej tersebut
boleh dijadikan bukti.Jadi sanggupkah pengguna menanggung
sebarang risiko jika kegiatan yang tidak mnguntungkan itu
diketahui orang lain.
Memanglah dalam realiti kehidupan sebenar
masih ramai yang takut melakukan sesuatu perkara yang dianggap
tidak beretika kerana bimbang anggota masyarakat akan menghukum
mereka atau takut di tangkap oleh pihak berkuasa. Peluang
untuk tertangkap mungkin kelihatan lebih tipis walaupun perbuatan
mereka telah menyalahi etika di alam siber. Perbuatan ini
mungkin boleh dimaafkan tetapi pada hakikatnya mereka telah
melakukan suatu kesilapan.
Walaupun etika berkomunikasi mungkin berbeza-beza
di sesetengah tempat di alam siber, namun mereka tidak sepatutnya
mengambil kesempatan ini untuk bertingkah laku jauh lebih
rendah tarafnya jika dibandingkan dengan dunia luar.
Penyalahgunaan kemudahan E-Mail juga bakal
menghasilkan suasana tidak tenteram serta keburukan kepada
pengguna.
Bayangkan, sebuah telefon yang berbunyi tanpa
henti. Anda akan dihujani dengan pelbagai panggilan daripada
kawan dan orang asing sama ada atas urusan peribadi atua kerja,
panggilan penting atau memerlukan tindakan segera. Keadaan
ini jugalah yang berlaku ke atas E-Mail. Komputer dan kotak
E-Mail anda akan dipenuhi dengan pelbagai kandungan E-Mail
yang datang. Cabaran terbesar menangani kehadiran E-Mail ialah
bagaimana anda menyisih E-Mail yang banyak itu dan mencari
serat memastikan mana-mana maklumat adalah penting.
Jaringan komputer syarikat dan internet akan
diancam dengan kehadiran makluamt yang banyak . And dan syarikat
akan menghadapi masalah, melainkan langkah diambil bagi meletakkan
E-Mail di bawah kawalan. Terdapat sesetengah pengguna E-Mail
yang menggunakannya sebagai saluran komunikasi penting menerima
sehingga 500 pesanan dalam masa seminggu. Kandungannya pelbagai,
daripada rakan sekerja, kawan di tempat lain, rakan perniagaan,
senarai E-Mail interent, langganan laman web teretntu, majalah
dalam talian dan sehinggalah daripada orang perseorangan yang
tidak dikenali dan syarikat yang mempromosikan produk mereka.
Kelihatannya agak payah untuk dikendalikan.
Namun begitu, kehadiran E-Mail sebanyak itu boleh bertukar
menjadi kebaikan serta kandungan maklumatnya boleh menggubah
keputusan terdahulu. Melalui pakej E-Mail yang baik dengan
beberapa peraturan dan tatacara, penggunaan E-Mail akan memudahkan
urusan anda.
Buat masa sekarang dan mungkin untuk jangka
masa yang agak panjang, E-Mail tidak boleh menghapuskan terus
penggunaan telefon dan mesin faks. Namun begitu, E-Mail mempunyai
kelebihan yang unik sebagai kaedah perhubungan sesama manusia.
Pesanan
atau panggilan penting dan memerlukan tindakan segera masih
lagi bergantung kepada telefon. Tetapi kebanyakan pesanan
lain bolch ditaip dan dihantar apabila anda ada masa terluang.
Dalam dunia perniagaan, pendekatan E-Mail boleh menyelamatkan
anda daripada membuat panggilan pada masa yang tidak sesuai.
Pihak Jaring (MIMOS) telah menggariskan beberapa
panduan yang boleh diamalkan dan dijadikan sebagai teladan
bersama. Jika anda baru saja menggunakan E-Mail atau memulakan
atur cara E-Mail baru, terdapat kemungkinan anda menekan butang
yang salah dan melakukan kesilapan penghantaran. Misalnya
menghantar atau membalas E-Mail kepada orang yang tidak berkenaan,
atau menghantar pesanan kepada senarai E-Mail yang ramai.
Padahal anda hanya ingin menujukan E-Mail itu kepada seorang
sahaja. Kesalahan di atas mungkin membawa kesan yang tidak
elok kepada personaliti seseorang dan natijah yang tidak diingini
terhadap imej syarikat. Justeru itu, sebelum menghantar kandungan
E-Mail, periksa teks kandungan sekali lagi dan pastikan bahawa
alamat penerima E-Mail adalah untuk orang yang berkenaan sahaja.
Pastikan juga semasa menghantar E-Mail, anda
tidak dipengaruhi perasaan marah terhadap sesuatu perkara.
Jika sedang memberi penghujahan dalam keadaan marah dan inginkan
penyelesaian segera, anda boleh teruskan menaip, tetapi jangan
hantar dahulu kandungan tersebut.
Kebanyakan atur cara E-Mail membenarkan anda
menyimpan terlebih dahulu kandungan E-Mail tersebut. Ini langkah
yang baik kerana anda berpeluang membaca sekali lagi kandungannya
dan berfikir buat kali kedua sebelum tersalah langkah dan
mendapati anda mendapat musuh baru tanpa rela akibat E-Mail
tersebut.
Memang mudah melanggan atau memasukkan alamat
E-Mail anda kepada senarai E-Mail, kumpulan berita dan laman
web yang akan menghantar kandungan E-Mail setiap hari. Tetapi
anda tidak akan mengetahui dengan jelas sama ada kandungan
E-Mail tersebut benar-benar diperlukan sehinggalah ia mula
memenuhi kotak E-Mail anda. Mungkin dalam minggu-minggu berikutnya
anda mula menyedari bahawa kandungan E-Mail tersebut tidak
mendatangkan sebarang faedah. Jadi anda mula berfikir untuk
menghalang ketibaan E-Mail itu.
Laman web yang baik, biasanya menyediakan
arahan untuk menghentikan langganan. Biasanya melalui arahan
atau perkataan unsubscribe yang boleh diklik atau taip, anda
tidak lagi melanggan kandungan berkenaan. Keputusan mcnghentikan
langganan ini nampaknya mudah, tetapi ia tidak semudah yang
disangka.
Adalah satu langkah yang baik sekiranya anda
menulis bagaimana cara menghentikan langganan sebaik sahaja
memulakan langganan laman web kandungan buat pertama kali.
Namun begitu, sekiranya anda menghadapi masalah, terdapat
satu laman web bagi membantu anda menghentikan Mail yang tidak
dikehendaki di alamat http://www.cancel-it.com/.
Anda dinasihatkan jangan menjawab E-Mail berkenaan.
Jika dijawab, pengirim akan mendapat pengesahan bahawa alamat
E-Mail anda adalah sahih dan akan menggunakannya bagi tujuan
lain kemudian.
Oleh itu, berhati-hatilah melanggan atau memberikan
alamat E-Mail kepada sebarang laman web yang anda ragui kesahihannya.
Akibatnya mungkin anda akan menerima kandungan E-Mail yang
langsung tidak berfaedah dan mungkin mcmbahayakan diri sendiri.
Anda harus ingat, kejadian di alam maya akan wujud selanjutnya
di dunia nyata!
Dewasa ini, terdapat banyak E-Mail yang tidak
terpelawa di dalam Internet. Ia mungkin juga berlaku di dalam
pejabat sendiri. Masalah terbesar ialah fungsi 'cc' (carbon
copy) dan 'bcc' (blind carbon copy) oleh semua atur cara E-Mail.
Mungkin rakan sepejabat akan 'cc' atau 'bcc'
kandungan E-Mail kepada anda walaupun anda tidak inginkannya.
Pastikan bahawa sebarang 'cc' atau 'bcc' yang anda gunakan
perlu kepada orang yang berkenaan sahaja. Beritahu rakan anda
bahawa anda tidak inginkan salinan kandungan E-Mail tertentu.
SEKIAN TERIMA KASIH
Alangkah
malang nasib si tanggang,
Kepada ibu dia derhaka;
E-mel dijaga adab dipegang,
Barulah aman negara merdeka
Disediakan
Oleh :
Norhashimi
Bin Jusoh
KSPK
Teknologi
Maklumat 2000
Jerteh127@hotmail.com
Biblografi
1. Using
the Internet, The User-friend reference , Que Corporation
1994 Bill Eager, United States
2. The
Internet made simple Peter McBri 1995 KHL Printing Co Pte
Ltd Singapore
3. Ahead
with IT Route to success, Maria O’ Daniel Longman Cheras Selangor
1999
4. The
MalaysiaInternet Longman S.L Wong 1998 Longman Singapore Pte
Ltd Singapore
5. Majalah
PC
6. www.putera.com
7. http://members.xoom.com/arios/
8. http://www.rad.net.id/homes/edward/intbasic/basic.htm
9. http://www.alambina.utm.my/index.html
|
